IFs

Penyusunan anggaran kepesertaan

Senin, 15 September 2014
Aku mulai disuruh untuk tandom melakukan penyusunan anggaran untuk outlook maupun tahun depan. Intinya aku disuruh bisa. Proses transfer knowledge dimulai dengan menyesuaikan template dengan yang seharusnya diberikan oleh unit keuangan.

Yang perlu diperhatikan adalah sumber awal datanya, dari detail langsung masuk ke format sampai ke rekap.
Insya Allah aku bisa mengerjakannya.

Hasil selama 2 minggu di tempat baru

Sudah hampir 2 minggu aku di bagian kepesertaan, secara pekerjaan memang cocok buat aku, yang aku tidak suka adalah pekerjaan klerikal untuk melakukan proses pengecekan ulang atas data yang telah dimasukkan oleh rekan kerja seperti perubahan alamat, sk baru, dll. Tetapi ternyata dari sana bisa didapat kebiasaan sehingga menjadi hal biasa, mungkin yang tidak suka itu karena aku tidak biasa melakukan kegiatan tersebut.

Yang sudah kulakukan adalah:

- Membuat program access untuk kode pos sehingga tidak perlu lewat internet lagi.

- Membuat surat undangan untuk klarifikasi data yang meninggal tetapi masih didatulkan
- Mengetahui dan menindaklanjuti MP anak yang di atas 25 tahun.

Targetku adalah aku harus lebih baik dari waktu di MA, harus bisa lebih baik rekanku di MA, tidak boleh mudah menyerah, harus fight, harus selesai tuntas jangan setengah-setengah.

Target berikutnya adalah membuat profil data kepesertaan, target harus selesai besok pagi (Minggu, 14 September 2014), untuk data tangguhan yang lebih dari 10 bulan harus selesai Jumat minggu depan (target harus dibuat menantang).

Caranya adalah aku pemimpin, harus mengerahkan sumber daya baik orang, uang, peralatan, dsb.

Orang adalah memanfaatkan rekan Herna, Agus Yusuf, Herman,  Leli, Titin bahkan Anti, ada 6 orang, bila masing-masing diberi jatah 15 orang, bila sudah dapat maka diberikan kontraprestasi internal (minta ijin atasan p aan atau p yadi) misalnya mendapatkan penghargaan berupa employee of the month berbentuk piagam dan uang sebesar 500 rb.

Contohnya untuk yang 87 orang adalah dengan 

Langkah pertama memperoleh gambaran terlebih dahulu tentang data tersebut meliputi kelengkapan datanya sehingga nantinya bisa dihubungi baik per telepon maupun via surat. Data tersebut nanti diberikan kepada masing-masing penanggung jawab, optimalkan yang ada. Data yang disiapkan adalah data lama tangguhan, alamat, no tlp, dll. Caranya adalah hubungi P2Tel setempat mengapa belum didatulkan (bila karena MP Datul), termasuk meminta peryaratan kepada P2Tel setempat meliputi surat kematian, (untuk yang MP Anak umur di atas 21 tahun = keterangan belum bekerja, belum pernah menikah, masih sekolah), sedangkan MP administrasi tinggal dimintakan data yang kurang tersebut apa saja.

Langkah kedua, adalah melakukan pemantauan harian atas masing-masing orang sesuai dengan data yang harus dikerjakannya, misalnya pagi hari berikutnya sebelum bekerja. Sama dengan seperti SP harian dulu, tetapi dibuat nyaman, sekali-kali dilakukan diluar sambil makan siang. Atau dibuat web yang bisa diakses untuk update datanya, buat juga milist internal via googletalk, cari caranya.

Langkah ketiga, buat laporan progress harian dari p aan ke p yadi, sedangkan untuk progress mingguan atau bulanan ditembuskan kepada Presdir.

Langkah keempat, bagaimana membuat semangat tim dibawahku, yang sekarang juga sudah bagus sih, tinggal aku saja memperhatikan kebutuhan dan keinginan mereka.

Yang dirasakan aku sebagai bawahan adalah bila tidak berada dalam tekanan yang harus segera selesai, artinya aku sebagai pimpinan harus mulai menelaah apa yang harus diselesaikan dalam minggu ini, bulan ini, triwulan ini, dst. Dipisahkan mana rutin dan insidentil. Ini juga berlaku di rumah.

Memberikan kontraprestasi berupa upah bila ketahuan datanya misalnya sudah meninggal diusahakan ada data hitam di atas putih surat kematian atau yang setara dengan itu. Kontraprestasi tersebut diberikan kepada P2Tel Cabang atau petugas yang bisa diajak kerjasama.

Sedangkan untuk MP anak bila sudah bekerja, agak kesulitan untuk menghapuskan karena pasti ybs tidak mau melaporkan, sebab bila melaporkan maka akan dihapus (bila sudah tidak ada ahli waris yang menggantikannya).

Kesimpulan:
- Buat catatan job description dari masing-masing rekan kerja termasuk aku, juga atasan, dalam bentuk program kerja (SKU dan SKI).
- Administrasi harus rapi untuk itu belajar untuk membereskan hal tersebut.
- Jangan pernah puas bila suatu pekerjaan sudah selesai, tetapi tetap harus ditingkatkan.
- Jangan mudah menyerah, bila mengalami suatu kendala contohnya Rarus dimana aku dalam waktu lebih dari satu bulan belum selesai juga Risalahnya.
- Cicil pekerjaan sedikit demi sedikit.  Buat visi misi lagi.

Sosialisi pdp. Baru

R Herna Gunawan

One of important person in my office, semoga bisa bekerja sama dan bisa saling menghargai.